Perkembangan teknologi memungkinkan pekerjaan dilakukan dari mana saja dan kapan saja. Dari perkembangan ini muncul berbagai profesi pekerjaan baru yang dapat dilakukan secara remote atau jarak jauh. Salah satunya adalah virtual assistant atau VA.
Virtual assistant adalah profesi yang sedang populer belakangan ini dan diminati oleh banyak orang. Untuk kamu yang baru mendengar istilah ini, yuk langsung saja simak artikel berikut hingga akhir ya!
Baca Juga: 10+ Aplikasi Remote Desktop Gratis Terbaik Untuk PC 2022
Apa Itu Virtual Assistant?
Virtual assistant adalah profesi pekerjaan bidang administratif, baik dalam membantu bisnis maupun individu yang dilakukan secara remote atau jarak jauh. Virtual assistant biasanya dapat bekerja di sebuah perusahaan maupun freelance dari satu klien ke klien lainnya.
Sebenarnya, virtual assistant sama dengan profesi sekretaris atau asisten pribadi pada umumnya, hanya saja ini dilakukan secara online.
Karena dilakukan online maka yang membedakan VA dengan asisten di kantor yaitu mereka tidak bisa membantu menyiapkan kopi atau sekedar membawakan tas atasannya.
Baca Juga: Cara Mendapatkan Uang dengan Menjadi Online Freelancer
Saat ini, virtual assistant semakin diminati banyak perusahaan atau pebisnis yang membutuhkan support asisten namun tidak ingin menghabiskan lebih banyak dana untuk alat-alat kantor atau ruangan.
Karena VA dilakukan secara virtual, otomatis perusahaan tidak perlu menyiapkan kebutuhan itu semua. Hal tersebut tentu akan menekan biaya pada sisi perusahaan.
Meskipun sedang populer, namun di Indonesia sendiri belum banyak perusahaan yang meng-hire posisi ini. Kalaupun ada mungkin persentasenya masih sedikit.
Itulah mengapa orang-orang yang bekerja sebagai virtual assistant biasanya bekerja untuk klien atau perusahaan luar negeri. Biasanya mereka mencari klien lewat situs freelance.
Apa Pekerjaan Virtual Assistant?
Pada dasarnya, pekerjaan virtual assistant adalah mengerjakan tugas administratif perusahaan. Jadi, tugas VA tergantung dari permintaan klien atau perusahaan. Namun, di bawah ada beberapa pekerjaan paling umum yang diberikan kepada virtual assistant adalah sebagai berikut.
Pekerjaan administratif
Scope pekerjaan utama virtual assistant adalah mengurus segala kebutuhan administratif. Diantaranya seperti mengatur jadwal, menjadwalkan rapat, mengatur perjalanan dinas, mengatur kalender, hingga menerima panggilan melalui saluran yang terhubung.
Pembukuan
Tugas selanjutnya adalah melakukan pembukuan. Melacak keuangan adalah salah satu bagian penting dalam sebuah bisnis. Peran virtual assistant di sini yaitu membantu untuk mengelola anggaran, melakukan pembelian yang dibutuhkan perusahaan, hingga melacak pengeluaran ke mana saja.
Asisten pribadi
Scope pekerjaan asisten pribadi sebenarnya mirip dengan tugas administratif, hanya saja VA diminta untuk membantu mengatur tugas yang berada di luar pekerjaan. Misalnya mengatur perjalanan liburan keluarga mereka, memesankan akomodasi, menyiapkan hadiah untuk teman, dan masih banyak lagi.
Melayani pelanggan
Jika perusahaan tempat kamu bekerja bergerak di bidang produk dan jasa, maka virtual assistant biasanya dibutuhkan untuk membantu melayani pelanggan layaknya seorang customer service.
Ketika ada pelanggan yang mendapatkan masalah, di tahap awal pelanggan akan berkonsultasi dengan VA terlebih dahulu. Baru setelah itu apabila dirasa sudah bukan ranahnya VA, kamu bisa meneruskannya ke bagian customer service yang lebih paham dengan bidang tersebut.
Virtual assistant seringkali digunakan pada perusahaan rintisan kecil yang belum memiliki tim customer service sendiri.
Input data
Tugas data entry biasanya dilakukan oleh admin, namun seorang VA juga dapat membantu melakukan input data, diantaranya seperti mengumpulkan data, memeriksa keakuratan data, serta menghapus data yang tidak perlu.
Mengelola media sosial
Di zaman seperti sekarang, peran media sosial sangat penting bagi sebuah bisnis atau perusahaan. Oleh karena itu, tak sedikit klien yang akan meminta virtual assistant untuk mengelola media sosial perusahaan.
Biasanya yang dilakukan VA seperti membalas komentar dari pelanggan, menyapa followers, melakukan jadwal posting hingga memantau insight media sosial tersebut.
Baca Juga: Panduan Instagram Insight Post dan Story Bagi Para Pemula
Manajemen konten
Selain media sosial, konten perusahaan juga menjadi salah satu faktor keberhasilan bisnis pada perusahaan tersebut. Tugas virtual assistant adalah mengelola jadwal produksi konten, mengatur sumber daya penulisan konten, dan memfasilitasi penerbitan konten. Sehingga bos atau atasan dapat fokus dalam mengembangkan program kontennya saja.
Baca Juga: 7 Contoh Content Marketing di Instagram yang Bisa Jadi Inspirasi
Mengelola email
Berikutnya, tugas virtual assistant yang paling umum adalah mengelola email perusahaan atau email pribadi klien. Seorang VA akan mengecek keseluruhan email yang masuk, apabila ada yang penting maka akan langsung diinfokan pada klien.
Riset
Setiap bisnis biasanya membutuhkan analisis pasar, pelanggan, hingga kinerja. Karena riset ini membutuhkan lebih banyak waktu, maka perusahaan membutuhkan VA untuk membantu mengumpulkan informasi.
Namun, karena riset ini dilakukan secara manual, maka dibutuhkan virtual assistant yang memang ahli dalam analisis data.
Kelebihan dan Kekurangan Virtual Assistant
Sebelum memutuskan untuk menjadi virtual assistant, di bawah ini terdapat kelebihan dan kekurangan virtual assistant adalah sebagai berikut.
Kelebihan:
- Tidak membutuhkan syarat yang ribet untuk memulai, cukup miliki skill yang dibutuhkan.
- Jam kerja yang fleksibel.
- Dapat bekerja dari mana saja.
- Bisa custom service.
- Bisa bekerja pada lebih dari satu perusahaan atau kontrak.
- Gaji yang terbilang tinggi apabila bekerja untuk perusahaan luar negeri.
Kekurangan:
- Ketika baru memulai, sulit menemukan klien pertama.
- Setidaknya harus mampu berkomunikasi dengan bahasa luar, minimal Inggris agar tidak terkendala komunikasi.
- Harus memiliki alat kerja sendiri seperti komputer, laptop atau alat penunjang lainnya.
Baca Juga: Panduan Lengkap untuk Menjadi Online Freelance Writer
Skill Seorang Virtual Assistant
Untuk kamu yang tertarik mencoba profesi virtual assistant, di bawah ini kami memiliki beberapa list keahlian yang seharusnya dimiliki virtual assistant, adalah sebagai berikut.
Komunikasi
Skill pertama adalah komunikasi, kemampuan ini jelas harus dimiliki oleh setiap VA. Dalam menjalankan pekerjaannya, seorang VA akan banyak berkomunikasi dengan klien. Baik secara tertulis maupun langsung.
Terlebih jika klien kamu berasal dari luar negeri, setidaknya kamu harus bisa berkomunikasi dengan bahasa Inggris, baik listening dan speaking-nya.
Keahlian mengoperasikan microsoft office
Tools yang akan digunakan virtual assistant pasti tidak jauh-jauh dari Microsoft Word, Excel, hingga powerpoint. Sehingga pastikan kamu sudah ahli dalam mengoperasikan alat-alat ini.
Selain Microsoft, layanan lain yang biasanya digunakan adalah produk Google seperti Google Sheet, Google Docs, Google Drive, dan masih banyak produk lain.
Baca Juga: Cara Mudah & Cepat Membuat Mail Merge di Microsoft Word
Manajemen waktu
Berikutnya adalah ahli dalam manajemen waktu. Sebagai seorang VA kamu harus pandai-pandai membagi waktu, karena dalam satu hari bisa saja terdapat berbagai tugas yang harus dilakukan, apalagi jika kamu bekerja lebih dari satu klien.
Pengambilan keputusan
Terakhir, kemampuan virtual assistant adalah pengambilan keputusan. Menjadi seorang virtual assistant tentu akan dihadapkan dengan berbagai kondisi yang mengharuskan kamu membuat keputusan.
Misalnya ketika klien sulit dihubungi padahal ada hal mendadak yang harus dikerjakan. Pada saat inilah kemampuan pengambilan keputusanmu digunakan.
Kesimpulan
Dari penjelasan di atas, apakah kamu sudah lebih paham apa itu virtual assistant? Virtual assistant adalah profesi bidang administratif mirip seperti sekretaris atau asisten pribadi hanya saja secara remote.
Tugas VA berbeda-beda tergantung permintaan klien, beberapa tugas yang paling umum seperti mengatur jadwal, kalender, pertemuan, mengelola email, media sosial, dan masih banyak lagi. Jadi, tunggu apa lagi, untuk kamu yang ingin menjadi VA, langsung saja miliki skill di atas tadi.
