Keberadaan signature pada email akan membuat pesan Anda terlihat memiliki ciri tersendiri dan lebih terkesan profesional. Sayangnya, meski mafaatnya begitu besar, banyak yang belum mengetahui cara membuat signature di email. Beberapa bahkan tidak pernah tahu tentang email signature sehingga tidak menggunakannya pada alamat email mereka.
Hal ini tentu akan sangat disayangkan karena signature pada email dapat memberikan informasi sekaligus berperan sebagai semacam “kartu nama digital”. Belum lagi, tidak dibutuhkan biaya tambahan untuk membuat signature pada email. Anda cukup meluangkan sedikit waktu saja maka sebuah signature yang informatif pun bisa dihadirkan.
Untuk membantu Anda membuat signature di email, baik itu Gmail, Outlook, maupun Yahoo, simak penjelasannya berikut ini.
Apa itu email signature?
Pada dasarnya email signature merupakan deretan teks yang terpampang pada bagian akhir email. Dalam signature teks umumnya tercantum informasi berupa nama pengirim email, alamat, kontak, berikut dengan informasi terkait dengan institusi atau pekerjaan Anda. Informasi semacam ini tentu akan sangat memudahkan penerima email dalam menghubungi Anda lebih lanjut.
Selain informasi terkait kontak, Anda juga bisa mencantumkan pesan call to action dalam email signature. Cara ini bagus untuk marketing bisnis yang baru dirintis dan bisa melengkapi email marketing Anda. Dengan email signature seperti ini, target customer pun tidak akan merasa kebingungan dengan produk atau jasa yang Anda tawarkan. Ini karena signature sudah memuat informasi yang cukup.
Baca Juga: Memperbaiki Masalah Email di CloudFlare CDN
Cara membuat signature di Gmail
Nah sekarang mari kita mulai belajar cara membuat email signature. Untuk poin pertama akan membahas cara membuat signature di Gmail karena pengguna layanan email dari Google ini merupakan yang terbanyak di dunia. Untuk membuat signature di Gmail, Anda bisa menggunakan perangkat PC, iPhone & iPad, bahkan Android.
Pertama-tama, pastikan Anda memiliki sebuah akun Gmail yang aktif dan dapat diakses. Jika belum punya, Anda bisa membuatnya terlebih dahulu. Setelah masuk ke tampilan muka Gmail, Anda bisa masuk ke menu Settings dengan mengklik icon yang bentuknya menyerupai roda (letaknya berada di bagian pojok kanan).
Masuk ke menu Settings, Anda bisa langsung klik tab General. Scroll terus hingga Anda menemukan bagian Signature. Dalam settingan default, biasanya Gmail akan menuliskan [Send from Nama Anda’s device]. Jika Anda menemukan kolom dengan tulisan tersebut, maka itulah tempat untuk membuat signature di Gmail.
Kreasikan signature sesuai dengan keinginan dan kebutuhan Anda. Gmail sendiri menyediakan beberapa opsi pemformatan, mulai dari pilihan font, ukuran font, styling tulisan (cetak tebal, miring, garis bawah), warna font, link dan kutipan, hingga gambar. Manfaatkan pilihan format tersebut untuk mendapatkan signature sesuai dengan keinginan dan kebutuhan.
Setelah selesai, jangan lupa menekan “Save Changes” untuk menyimpan. Untuk cara membuat signature di Gmail yang lebih lengkap, Anda bisa langsung membaca di laman resmi Google ini.
Baca Juga: Masalah-masalah Pengiriman dan Penerimaan Email
Cara membuat signature di Outlook
Outlook merupakan email gratis keluaran Microsoft. Selain menyediakan email, Outlook juga bisa berperan sebagai semacam personal information manager yang dirancang oleh Microsoft. Jika Anda menggunakan layanan ini, email signature juga bisa ditambahkan pada bagian akhir pesan. Bagaimana cara membuatnya?
Microsoft Outlook mengklaim bahwa email signature mereka dapat mencantumkan teks, gambar, logo, electronic business card, bahkan tanda tangan digital Anda. Penggunaannya dapat diatur sesuai kebutuhan, apakah ditampilkan dalam setiap e-mail yang dikirimkan atau justru tidak. Untuk membuat email signature, ada dua cara tergantung pada versi Office yang Anda pergunakan sehari-hari.
Untuk Outlook versi terbaru
Jika Anda memiliki Outlook versi terbaru, buka email message baru. Dalam tab Message, Anda bisa menemukan icon Signature dengan gambar kertas dan pena biru. Pilih opsi “Select signature to edit” dan kemudian pilih “New”. Dalam kotak dialog yang baru terbuka, beri nama untuk signature yang akan Anda buat.
Setelah itu Anda bisa mulai membuat email signature Outlook pada kolom Edit signature. Ingat, Anda bisa menambahkan beragam hal dalam kotak ini, tidak hanya informasi kontak dan informasi bisnis saja. Jika Anda memiliki digital business card atau tanda tangan digital, bisa dimasukkan dalam signature email Outlook. Setelah selesai, jangan lupa menekan OK untuk menyimpan.
Dalam Outlook, Anda bisa membuat banyak signature sekaligus dan mengatur penggunaannya. Selain memasang signature secara otomatis, Anda juga bisa memasangnya secara manual. Saat akan mengirim email, masuk ke tab Message dan pilih Signature. Anda tinggal memilih mana signature yang ingin ditampilkan dalam email.
Untuk Office 2007-2010
Email Outlook Anda masih menggunakan Office 2007-2010? Tenang saja, Anda masih bisa menambahkan signature. Langkah-langkahnya serupa dengan versi terbaru Outlook. Perbedaannya hanya terletak pada lokasi icon serta bentuknya saja.
Untuk memulai membuat signature Anda bisa mulai dengan membuka email baru. Masuk dalam tab Message dan pilih icon Signature yang berbentuk kertas dan pensil. Setelah itu klik New untuk membuat signature baru. Ketikkan nama signature yang dikehendaki, kemudian masuk ke kolom Edit signature.
Di sini Anda bisa mengetikkan informasi kontak dengan mengubah font atau styling. Anda juga bisa mencantumkan business card serta hyperlink menuju sosial media atau website perusahaan. Jika ingin mencantumkan logo atau gambar, pilih opsi Picture yang diwakili icon lukisan gunung.
Baca Juga: Membuat Email SMTP PHPMailer di cPanel Hosting
Cara membuat signature di Yahoo
Selain Gmail dan Outlook, email gratis yang memiliki banyak user di Indonesia adalah Yahoo Mail. Jika Anda merupakan user Yahoo Mail, email signature pun bisa dibuat dengan mudah dan tentunya tanpa mengeluarkan biaya.
Yahoo menyediakan dua pilihan signature yaitu signature untuk user interface Full featured mail dan signature untuk Basic mail. Pertama mari kita bahas cara membuat signature untuk Full featured mail,
Full featured mail
Anda bisa langsung mengklik icon Settings yang menyerupai roda. Setelah terbuka, pilih opsi More Settings dan kemudian pilih Writing email. Dalam kotak dialog Writing email Anda akan menemukan kolom Signature, aktifkan terlebih dahulu hingga indikator berwarna biru. Kreasikan signature sesuai dengan keinginan.
Basic mail
Bagi yang menggunakan interface Basic mail juga tetap bisa membuat signature. Caranya adalah dengan memilih menu Settings. Setelah menu Settings terbuka, pilihlah Options kemudian Go. Klik Signature yang ada pada kolom sebelah kiri. Pilih “Show a signature on all outgoing messages”. Ubah default signature sesuai keinginan Anda. Pilih Save untuk menyimpan.
Signature pada email bisa membantu Anda untuk mewujudkan karir yang lebih profesional hingga bisnis yang lebih lancar. Tinggal ikuti step by step yang sudah dipaparkan pada uraian diatas maka Anda sudah bisa membuat signature yang baik.
Cara membuat signature di Gmail, Outlook, dan Yahoo pada kenyataannya memang mudah, tinggal bagaimana Anda mengkreasikan-nya agar dapat mengakomodasi kebutuhan. Selamat mencoba.
