Apakah Anda sedang mencari solusi untuk memperlancar kolaborasi antar pekerja untuk bisnis Anda? Mungkin sebuah program online yang mencakup email, cloud storage, dan tools serta software lain yang dapat membantu project management Anda? Pernahkah Anda mendengar tentang G Suite?
Asal Usul G Suite
G Suite adalah sebuah tools milik Google yang menggabungkan berbagai fitur untuk membantu menyelesaikan masalah-masalah produktivitas yang sering dihadapi oleh berbagai perusahaan dan organisasi.
Di dalamnya, Google memiliki beberapa produk untuk email, pembuatan dokumen, presentasi, kalendar, drive, dan masih banyak lagi. Pada dasarnya G Suite adalah sebuah aplikasi yang menggabungkan tools project management dan komunikasi.
G Suite pertama kali diluncurkan pada tanggal 28 Agustus 2006 dengan nama Google Apps for Work . Mereka juga sempat menjadi Google Apps for Your Domain sebelum akhirnya dirilis ulang oleh Google dibawah nama G Suite.
Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, G Suite adalah sebuah tools, software, dan produk yang dibuat khusus oleh Google untuk mendukung produktivitas dan kolaborasi.
Baca juga: Tutorial Mail Merge Gmail: Email Blast Gratis
Produk-produk G Suite
G Suite terdiri dari Gmail, Hangouts, Calendar, dan Google+ untuk komunikasi; Drive untuk storage; Docs, Sheets, Slides, Forms, dan Sites untuk kolaborasi; serta panel Admin dan Vault untuk mengatur dan mengelola users (pengguna) dan servisnya.
Basic Plan G Suite terdiri dari alamat email dengan domain Anda sendiri, video dan voice calls, kalendar, memori 30GB, dokumen kolaboratif, spreadsheets, presentations, dan sites, kontrol penuh atas keamanan dan privacy, serta 24/7 support melalui telepon dan email.
Business Plan G Suite menambahkan Vault untuk eDiscovery dan memungkinkan banyak fitur khusus tambahan, termasuk kontrol admin lanjutan untuk Drive, penyimpanan tak terbatas (atau 1TB per pengguna jika kurang dari 5 pengguna) pada Drive, audit dan pelaporan untuk konten dan pembagian Drive, kebijakan retensi pesan, dan masih banyak lagi.
GMail
Anda pasti sudah tidak asing lagi dengan produk G Suite yang satu ini. Gmail adalah salah satu program email yang paling populer dan dianggap terbaik untuk komunikasi perusahaan. Dengan G Suite, Anda akan mendapat semua fitur Gmail dengan domain Anda sendiri.
Anda bisa menambahkan logo perusahaan Anda sendiri di bagian kiri. Google bahkan bisa menyimpan log dari email team jika Anda membutuhkannya suatu hari atau menghapus akun tersebut jika device karyawan Anda hilang atau dicuri. Ini adalah salah satu keuntungan menggunakan Gmail dalam G Suite dibanding dengan akun Gmail pribadi.
Baca juga: Masalah-masalah Pengiriman dan Penerimaan Email
Google Contacts
Google juga mendesain ulang Google Contacts mereka. Kemungkinan besar memang mungkin Anda jarang menggunakannya – sebagai gantinya, Anda akan menambahkan kontak dan melengkapinya secara otomatis di email baru langsung dari Gmail. Buka email, dan Google Contacts sudah ada, menunjukkan rincian dan info terkait di sidebar.
Google Calendar
Google Calendar tentunya akan membantu Anda mengatur jadwal kerja Anda. Anda bisa merencanakan meeting sesuai dengan jadwal semua orang yang terlibat. Anda juga bisa mengatur reminder agar Anda tidak kelewatan jadwal Anda satupun. Google Calendar juga memiliki fitur Google Tasks yang bisa Anda gunakan sebagai to-do lists dan membantu mengatur daftar pekerjaan Anda.
Google Docs
Google Docs, adalah salah satu fitur original G Suite. Google Docs adalah word processor yang baik. Aplikasi ini bisa membuka file Word dan memiliki fitur kolaborasi yang bisa mempermudah pekerjaan editorial perusahaan Anda.
Baca juga: Video Conference: Tetap Asyik Bekerja Tanpa Tatap Muka
Google Sheets
Sama dengan Google Docs, Google Sheets adalah aplikasi yang digunakan untuk mengolah data. Anda juga bisa berkolaborasi dan bekerja dalam satu sheet yang sama dengan member tim Anda lainnya. Dengan 351 fungsi dan berbagai add-ons – yang sebenarnya sudah termasuk di dalam Microsoft Excel, Anda sudah tidak perlu khawatir lagi untuk menggunakan Google Sheets.
Google Slides
Jika Anda membutuhkan aplikasi untuk presentasi, Google Slides adalah salah satu cara simpel untuk membuat presentasi tentang berbagai topik. Mungkin Google Slides memang tidak semenarik Keynote atau Powerpoint tetapi Google Slides sangat mudah digunakan dan Anda bisa mengaksesnya dimana saja asal Anda memiliki akses ke browser.
Google Forms
Anda dapat menambahkan data ke spreadsheet Google Spreadsheet secara manual, namun Anda juga dapat meminta orang lain untuk melakukannya untuk Anda dengan menggunakan Google Forms.
Aplikasi ini menggunakan fitur forumulir drag-and-drop untuk mengumpulkan data yang Anda butuhkan. Saat jawaban baru masuk, mereka akan ditambahkan ke spreadsheet Anda secara otomatis, siap untuk dianalisis nanti.
Baca juga: Cara Membuat Email di HP yang Mudah nan Tricky
Google Keep
Perlu cara cepat untuk menyimpan informasi atau gambar yang Anda temukan secara online, mencatat daftar tugas yang cepat, dan melakukan brainstorming gagasan proyek berikutnya dengan post-it virtual?
Google Keep adalah aplikasi notes yang tepat untuk itu. Salah satu tambahan baru untuk G Suite, Keep adalah alat yang hebat untuk menulis catatan singkat tentang apapun yang perlu Anda ingat.
Google Drive
Anda pasti sudah tidak asing lagi dengan Google Drive. Anda bisa menyimpan semua dokumen dan data-data untuk tim Anda di satu tempat yang sama. Dengan G Suite, Anda mendapatkan 30GB storage per orang.
Anda juga bisa mendapat unlimited storage di G Suite dengan membayar US$10 per bulan untuk setiap orangnya. Google Drive memudahkan Anda untuk menyimpan dan membagikan file Anda kepada tim member Anda yang lain.
Google Sites
Google Sites adalah aplikasi Google yang dapat Anda gunakan untuk membuat website pribadi maupun untuk bisnis Anda, untuk keperluan personal maupun corporate. Anda bisa menambahkan text, foto, dan video dengan mudah ke halaman Anda. Anda juga bisa langsung mengembed Google files yang ada untuk menampilkan pekerjaan Anda dengan cepat dan mudah.
Google Hangout
Gmail memang merupakan platform komunikasi yang cukup efektif. Tapi terkadang Anda membutuhkan informasi secepatnya dari member tim Anda. Google Hangouts membantu Anda untuk melakukan komunikasi yang lebih efisien melalui voice call atau video call.
Anda bisa melakukannya dengan seluruh anggota tim Anda. Selain itu, Google Hangouts juga memilki fitur Hangouts Chat, jika Anda tidak ingin melakukan voice atau video call.
Admin G Suite
Untuk mengatur semuanya, Anda akan mendapat akses ke Admin G Suite,sebuah panel kontrol untuk aplikasi Google perusahaan Anda . Di situlah Anda akan menyiapkan akun Anda, menambahkan pengguna baru, dan menjaga agar akun bisnis Anda tetap aman.
Di sini juga Anda dapat mematikan aplikasi yang tidak dibutuhkan perusahaan Anda, melacak bagaimana G Suite digunakan oleh tim Anda, dan mengelola perangkat dan pengguna bila diperlukan. Ini adalah satu alat yang Anda butuhkan untuk mengelola email perusahaan dan aplikasi G Suite lainnya.
Dengan 10+ aplikasi kerja yang dirancang khusus untuk membantu perusahaan Anda bekerja sama secara lebih efisien, G Suite adalah salah satu rangkaian software yang paling penting yang dapat Anda gunakan untuk memperlancar flow kerja bisnis Anda.
Yang perlu Anda lakukan adalah membuat satu akun G Suite untuk perusahaan Anda, menyesuaikannya dengan cara kerja tim Anda, membawa data Anda sendiri, dan membuat semua orang bekerja bersama di satu tempat.
Baca juga: Membuat Server Video Conference dengan Jitsi di Ubuntu
Alih-alih membutuhkan seluruh tim untuk mengelola IT perusahaan Anda, siapa pun dapat menggunakan G Suite dan mendapatkan pengelolaan email dan dokumen kelas enterprise untuk perusahaan mereka.
Bagaimana? Apakah Anda tertarik? Jika iya, kami akan membahas bagaimana cara memulai menggunakan G Suite untuk bisnis Anda.
Harga G Suite
Sebelum Anda memulai, mungkin Anda bertanya-tanya apakah G Suite gratis atau tidak?
Untuk menggunakan G Suite, Anda perlu membayar sebanyak US$5 per bulan per orang untuk tim Anda. Ini adalah akun basic yang akan memberi Anda akses ke seluruh aplikasi dan tools Google, akun Gmail dengan domain perusahaan Anda sendiri dan 30GB penyimpanan per orang. Plan ini juga termasuk 24/7 support online dan melalui telepon.
Jika Anda membutuhkan memori yang lebih besar, archive, dan kebijakan retensi untuk email serta laporan audit untuk melihat apa saja yang sudah dilakukan tim Anda di G Suite, mereka juga menawarkan Business Plan dengan harga US$10 per bulan per orang. Setiap member tim Anda akan mendapat unlimited storage dan archive untuk setiap orang.
Untuk mencoba, mereka juga memberi 14 hari trial gratis sebelum Anda memilih plan mana yang lebih cocok dengan keperluan tim Anda.
Membuat akun G Suite
Siap membuat akun G Suite milik perusahaan Anda? Cukup klik tombol Get Started di situs G Suite. Masukkan nama perusahaan Anda, dan pilih jumlah karyawan yang dimiliki perusahaan Anda. Jangan khawatir-Anda selalu bisa menambahkan lebih banyak orang jika jumlah tim Anda bertambah.
Kemudian, pilih lokasi perusahaan Anda untuk tujuan lokal dan penagihan, dan masukkan alamat email saat ini – mungkin akun Gmail yang sudah Anda gunakan. Google akan mengirimkan info akun Anda setelah Anda mendaftar ke alamat email tersebut.
Baca juga: Panduan Singkat Cara Membuat Google Docs
Anda kemudian dapat memasukkan nama domain Anda saat ini, atau mencari nama domain baru yang akan digunakan dengan G Suite jika Anda belum memilikinya. Google mengenakan biaya $ 12 / tahun untuk nama domain .com.
Setelah itu yang Anda harus lakukan hanyalah membuat akun G Suite milik Anda sendiri. Masukkan nama dan alamat email yang ingin Anda gunakan untuk diri Anda sendiri dengan domain Anda, beserta kata password untuk akun G Suite baru Anda. Anda akan menggunakan alamat email dan kata sandi ini untuk masuk ke aplikasi Google mana pun di masa mendatang.
Google kemudian akan memberi Anda nomor telepon untuk menghubungi advisor Google dan membiarkan mereka memandu Anda melalui langkah-langkah menyiapkan akun G Suite Anda. Sebenarnya itu bukanlah langkah yang sulit. Jadi, jika Anda merasa nyaman mengelola nama domain dan situs web Anda, sebaiknya Anda menyiapkan G Suite sendiri.
Klik Next, dan Anda akan melihat layar penyiapan G Suite. Itu membuat pengaturan sisa akun Anda sesederhana mengisi Google Form.
Baca juga: OneDrive VS Dropbox: Mana yang Terbaik?
Menambahkan Pengguna G Suite
Langkah pertama adalah menambahkan tim Anda ke G Suite. Anda bisa menambahkannya dengan memasukkan nama member tim anda dan masukkan alamat email yang ingin Anda berikan kepada mereka. Anda juga bisa menambahkan ini nanti melalui pengaturan admin G Suite.
Setelah Anda memasukkan nama dan alamat email, centang kotak I added all current cusers, dan G Suite akan memperlihatkan template email yang akan dikirim kepada setiap pengguna baru. Anda juga perlu memasukkan email mereka yang sekarang digunakan agar Google dapat mengirim info kepada mereka.
Verifikasi Nama Domain Anda dengan G Suite
Hal terakhir yang perlu Anda lakukan adalah memverifikasi nama domain dan mengeset server DNS untuk mengirim email perusahaan Anda ke Gmail yang ada di G Suite Anda.
Pertama, verifikasi domain Anda. Google akan mendeteksi dimana domain Anda di host, jika mereka bisa, dan mereka akan memberi link untuk login ke halaman manajemen domain. Salah satu cara termudah untuk memverifikasi domain Anda adalah dengan menambahkan tag meta ke bagian header situs web Anda, atau mengunggah file HTML ke server situs web Anda.
Pilihan pertama mudah jika situs Anda didukung oleh WordPress. Buka saja halaman admin situs Anda di yoursite.com/wp-admin, lalu klik Appearance -> Editor di menu kiri, lalu pilih Header pada daftar file di sebelah kanan. Tambahkan meta tag sebelum tag </ head> di editor kode, dan simpan perubahan Anda.
Kemudian, Anda harus mengutak-atik pengaturan DNS untuk mendapatkan email Gmail di domain Anda. Anda juga dapat menambahkan catatan ekstra untuk memverifikasi domain Anda pada saat bersamaan jika Anda tidak ingin menambahkan tag meta baru ke situs Anda.
Untuk itu, masuklah ke registrar nama domain, akun web hosting terbaik yang Anda pakai, atau setting server Anda, dan cari pengaturan nama domain Anda. Jika Anda menggunakan shared hosting atau VPS, Anda akan menemukan pengaturan ini di cPanel – dan cPanel memiliki halaman pengaturan DNS khusus.
Tambahkan pengaturan DNS yang ditunjukkan Google di halaman penyiapan G Suite Anda, dan simpan perubahannya. Anda kemudian dapat memberi tahu Google untuk memverifikasi domain Anda, dan ini akan mulai melakukan hal itu-dengan penghitung waktu satu jam mundur sampai akun Anda siap.
Catatan: Perubahan DNS bisa memakan waktu hingga satu hari untuk disebarkan melalui internet, jadi Anda mungkin ingin menunggu sekitar satu hari sebelum Anda mulai mengandalkan alamat email baru Anda.
Baca juga: Panduan Singkat Cara Membuat Google Docs
Mengelola akun G Suite Anda
Dan voila! Sekarang Anda sekarang memiliki akun Gmail di domain Anda sendiri sekaligus akses ke semua aplikasi Google lainnya. Jika Anda telah menambahkan anggota tim Anda, Anda bisa berhenti di sini. G Suite akan menjaga Gmail, Google Drive, dan akun Anda tanpa Anda bersusah-susah mengaturnya.
Jika Anda ingin mengubah pengaturan tim Anda dan menyesuaikan G Suite untuk tim Anda, masuklah ke G Suite Admin dengan alamat email perusahaan Anda yang baru. Anda mungkin mau memeriksa pengaturan profil terlebih dahulu karena di situlah Anda dapat mengatur nama perusahaan, bahasa, zona waktu, dan setelan lokal lainnya. Anda juga dapat mengunggah logo perusahaan Anda untuk mengganti logo Google di setiap aplikasi Google.
Menambahkan Pengguna ke Akun Anda
Masih perlu menambahkan anggota tim ke akun G Suite Anda? Anda akan menemukan link untuk melakukan hal itu di beranda admin G Suite Anda-atau dapat membuka halaman setting Users untuk menambahkan pengguna dari sana. Anda dapat menambahkan orang secara individu, seperti yang Anda lakukan di penyiapan awal.
Pilihan terbaik adalah untuk menambahkan beberapa pengguna sekaligus dalam waktu yang bersamaan. Google menyertakan file spreadsheet yang dapat Anda unduh dan tambahkan semua nama pengguna, alamat email, dan info kontak lainnya sekaligus. Simpan file itu, lalu unggah kembali ke admin G Suite – dan dalam beberapa menit, Google dapat menambahkan sebanyak mungkin orang ke tim Anda sesuai kebutuhan Anda.
Pengguna baru akan menjadi pengguna standar dan non-admin secara default. Jika Anda ingin menambahkan pengguna admin lain yang dapat membantu Anda mengelola G Suites, buka saja setting Users G Suite Anda dan pilih anggota tim yang ingin Anda jadikan admin.
Klik Show More pada halaman setting mereka, pilih Admin Roles, lalu klik Manage Roles. Di sana, Anda dapat mengaturnya menjadi admin, dengan hak akun yang Anda butuhkan untuk dimiliki akun mereka.
Hanya dalam beberapa menit, Anda akan memiliki Gmail dan seluruh Google Apps di domain perusahaan Anda sendiri, lengkap dengan fitur tambahan untuk membantu Anda bekerja sama sebagai satu tim.
Demikian panduan lengkap G Suite untuk Anda. Semoga membantu, ya!
