Istilah video conference mungkin sudah tak asing lagi di telingamu. Ya, saat ini, berbagai instansi yang terpaksa melakukan kegiatan mereka dari rumah seringkali menggunakan video conference untuk tetap terhubung dengan rekan atau anggota lain. Ada berbagai media yang digunakan untuk melaksanakan meeting atau video conference, salah satunya adalah Zoom Meeting.

Mungkin kamu sudah mulai merasakan bahwa Work from Home alias WFH tak lagi menjadi kebiasaan, melainkan sudah menjadi budaya bagi mereka yang cukup beruntung mendapatkan kesempatan ini. Meski tak semua orang dapat merasakan WFH akibat dampak COVID-19, namun setidaknya sejak 12 April 2020 sudah lebih dari 3,7 ribu perusahaan di Ibukota ikut menerapkan WFH.

Lantas, apa sih Zoom Meeting yang sering digunakan oleh perusahaan untuk tetap memonitor karyawan mereka saat melakukan WFH? Simak artikelnya berikut ini.

Aplikasi Zoom

Zoom adalah aplikasi buatan miliarder, Eric Yuan, yang dirilis pada Januari 2013. Selain aplikasi, Zoom juga dapat diakses melalui website, baik untuk OS Mac, Windows, Linux, iOS, dan Android. Ketika mendaftarkan diri, kamu berada di jenis akun Basic yang memiliki beberapa keuntungan, seperti:

  • Dapat melakukan meeting hingga 100 partisipan
  • Gratis 40 menit video conference untuk rapat kelompok, kamu dapat mengulang lagi jika durasi sudah habis
  • Kualitas suara dan gambar HD
  • Screen-sharing
  • Akses ke virtual background
  • Menjadwalkan hingga merekam keseluruhan meeting
  • Membagi partisipan menjadi beberapa “ruangan” dengan fitur Breakout Rooms

Jika kamu membutuhkan ruang rapat virtual untuk lebih dari 40 menit atau lebih dari 100 partisipan, kamu bisa menggunakan akun Pro, Business, atau Enterprise dengan harga mulai dari US$14,99 atau sekitar Rp200 ribuan per bulan.

Cara Mendaftar Zoom

Agar dapat menggunakan Zoom, kamu hanya perlu mendaftarkan diri secara gratis, baik melalui aplikasi di HP atau website, berikut caranya:

Di website:

  • Kunjungi zoom.us, lalu klik tombol Sign Up.zoom meeting 1
  • Isi kolom email dengan email aktifmu, lalu cek email dari Zoom di kotak masukmu.
  • Klik ”Activate Account” hingga kamu kembali diarahkan ke browser untuk membuat password baru. Selamat, akunmu sudah aktif!zoom meeting 2
  • Jika sudah memunyai akun, kamu bisa memilih Sign In, lalu memasukkan email dan password yang kamu gunakan untuk mendaftar Zoom Meeting.

Di HP:

  • Buka aplikasi Zoom, lalu klik Sign Up.
  • Masukkan alamat email, nama depan, dan nama belakang yang ingin kamu tampilkan bagi pengguna lain. Jangan lupa untuk mencentang persetujuan Terms of Service. Setelah itu, klik Sign Up.
  • Zoom akan mengirimkan email ke alamat email yang kamu gunakan.
  • Klik “Activate Account” di email yang masuk dari Zoom.
  • Lalu kamu akan diminta untuk menentukan password untuk akun Zoom milikmu. Selesai.
  • Jika sudah punya akun, kamu bisa memilih Sign In, lalu memasukkan email dan password yang kamu gunakan untuk mendaftar Zoom Meeting.

Namun, tak hanya kendala pada layar yang kecil, mengakses Zoom Meeting melalui HP juga mempunyai kekurangan lain, misalnya kamu tak bisa mengganti foto profil. Ya, penggantian foto profil dan mengedit nama yang hanya terdiri dari satu kata hanya bisa dilakukan mealui laptop/komputer.

Jika kamu menggunakan laptop/komputer, pastikan juga kamu menginstal aplikasinya, ya. Sebab, ada sedikit perbedaan ketika menggunakan Zoom di browser dengan aplikasi, yaitu kamu bisa mengubah tampilan virtual background melalui aplikasi. Mengapa hal ini penting?

Jika ruangan yang kamu gunakan sedang dalam keadaan berantakan atau kurang pantas ditampilkan saat meeting, kamu bisa mengubah latar ruangan menjadi gambar yang bisa kamu pilih sendiri. Aplikasi Zoom menyediakan tiga background default yang bisa kamu pakai, tapi kamu juga bisa menyertakan gambar lain dengan rasio 16:9 dengan maksimal ukuran 5 MB.

Zoom Meeting

Agar tidak bingung, kamu harus tau bahwa ada beberapa layanan yang ditawarkan oleh Zoom, yaitu:

  • Zoom Meeting
  • Zoom Webinar
  • Zoom Room
  • Zoom Phone dan Chats
  • Aplikasi Marketplace

Namun, untuk melakukan video conference bersama rekan atau karyawan kantor, perusahaan lebih sering menggunakan Zoom Meeting. Sebab, sama seperti layanan Zoom lainnya, Zoom Meeting dapat diakses dari mana pun. Selain itu, kelengkapan fitur yang disediakan Zoom Meeting juga sudah cukup memadai untuk melakukan diskusi atau rapat secara online.

Nah, jangan sampai kamu salah membedakan, Zoom Meeting berbeda dengan Zoom Room, ya. Jika di Zoom Meeting kamu hanya memerlukan laptop dengan kamera dan mikrofon, Zoom Room memerlukan alat yang lebih lengkap lagi. Pasalnya, Zoom Room ditujukan untuk melakukan rapat yang memerlukan baik video call maupun tatap muka sehingga kamu memerlukan alat tertentu untuk menggunakan Zoom Room. Sederhananya, Zoom Room dapat mengubah rapat dari dua ruangan berbeda seakan-akan berada di satu ruangan yang sama.

zoom meeting room

Cara Menggunakan Zoom Meeting

Setelah mengetahui perbedaan Zoom Meeting dengan layanan lainnya, mari ketahui cara mengakses layanan yang satu ini.

  1. Kamera, baik yang sudah tertanam di perangkat pintar atau webcam terpisah. Biasanya, komputer, laptop, atau HP modern sudah mempunyai kamera yang cukup mumpuni untuk mengakses Zoom.
  2. Mikrofon atau mic. Sama seperti kamera, biasanya mic juga sudah tertanam di perangkat pintar. Kamu bisa mengetes suaramu melalui pengaturan audio di aplikasi. Jika output dan input suara bermasalah, sebaiknya kamu menggunakan mic atau headset terpisah.
  3. Koneksi internet. Tentu saja, untuk menghubungkanmu dengan rekan kerja melalui video call, kamu memerlukan koneksi internet yang cepat dan stabil.
  4. Aplikasi Zoom. Baik di HP, laptop, atau komputer, sebaiknya kamu menginstal aplikasi Zoom ketimbang mengaksesnya melalui browser.

Jika kamu adalah Host yang berperan untuk membuat ruang di Zoom Meeting, sebaiknya kamu menggunakan laptop atau komputer karena lebih mudah digunakan. Setelah itu, ikuti langkah-langkah berikut:

  1. Buka aplikasi Zoom, lalu klik “Start” seperti pada gambar.start zoom meeting
  2. Klik “Invite Others”. Kamu bisa mengundang peserta melalui email atau menyalin link yang tertera.
  3. Tunggu hingga semua peserta masuk ke ruang meeting. Jika diperlukan, kunci ruang meeting dengan memberi tanda centang pada pilihan “Lock Meeting” di menu Security seperti pada gambar.lock zoom meeting
  4. Jika perlu, kamu juga bisa merekam meeting yang sedang berlangsung dengan mengklik menu Record seperti pada gambar. Nantinya, data yang terekam akan diubah menjadi format .mp4.record zoom meeting
  5. Mengingat kamu adalah Host, jika meeting telah berakhir, kamu bisa memilih untuk mengakhiri meeting untuk semua atau meninggalkan meeting dengan mengklik “End Meeting” di sebelah kanan bawah. Lalu pilih sesuai kebutuhanmu.
  6. Jangan lupa untuk selalu memperbarui aplikasi Zoom Meeting agar kamu terhindar dari virus atau hacking, ya!update zoom meeting

Tips Menjaga Keamanan Zoom Meeting

Sejak akhir Maret 2020, para pengguna Zoom dikejutkan oleh kabar bahwa data mereka bocor dan berhasil dicuri oleh para hacker tak bertanggung jawab. Tak lama setelahnya, beberapa pengguna Zoom mengalami interupsi saat melakukan video conference alias “Zoombombing“. Tak sedikit yang akhirnya berhenti menggunakan Zoom. Namun, tak sedikit pula pengguna yang mau tidak mau tetap menggunakan aplikasi ini karena kemudahan dan efektivitasnya. Lagipula, kantor sudah membayar sewa untuk akun premium, alasannya.

Jika kamu adalah salah satu dari para pengguna yang (mau tidak mau) masih menggunakan Zoom, ada beberapa tips yang bisa kamu lakukan untuk menghindari peretasan:

Untuk pengguna:

  • Selalu perbarui aplikasi Zoom, baik di PC maupun HP.
  • Jangan samakan password Zoom dengan password untuk akun lain.
  • Gunakan antivirus berbayar untuk komputer (rekomendasi: BitFender Total Security di Tokopedia).
  • Perhatikan baik-baik website resmi Zoom, yaitu “zoom.us“. Jangan mengunduh aplikasi dari website zoom selain “zoom.us”.
  • Jangan nyalakan kamera atau mikrofon jika tidak diperlukan.
  • Pastikan kamu tidak menunjukkan informasi mengenai lokasimu saat mengikuti meeting. Jika perlu, kamu bisa menggunakan fitur Virtual Background.

Untuk host:

  • Selalu aktifkan password saat meeting.
  • Aktifkan “Waiting Room” setelah mengatur jadwal meeting.
  • Matikan fitur “Remote Control” dan “Remote Support” di pengaturan akun.
  • Nonaktifkan Screen Sharing untuk peserta jika tidak diperlukan

Simpulan

Ternyata, mengelola video conference Zoom Meeting tidak sesulit itu, ‘kan? Ingat, ketika melaksanakan Work From Home (WFH), jangan sampai kamu terlalu tertekan hingga hasil pekerjaanmu tidak berkualitas. Mungkin, kamu bisa mulai mencari pekerjaan freelance dari rumah agar tidak suntuk.

Tapi, bagi kamu yang tidak menggunakan video conference untuk melakukan WFH, ada beberapa kegiatan lain yang bisa kamu lakukan saat melaksanakan isolasi mandiri, misalnya dengan membuat video kegiatan isolasi mandiri, menikmati promo Dewaweb, atau coba membuat blog untuk portofoliomu. Semangat!