Panduan Dasar Mengadakan Sebuah Event

Satu cara yang tepat untuk berusaha mengakrabkan diri dengan pembaca, bermitra dengan brand, dan menunjukkan eksistensi Anda dalam sebuah niche adalah dengan mengadakan sebuah event secara langsung. Sayangnya,kadang hal ini dianggap sebelah mata. Sering kali mengadakan sebuah event dianggap makan banyak waktu. Anda merasa tidak punya waktu untuk merencanakan sebuah event di tengah kesibukan blogging dan posting di media sosial. Penyelenggaraan event juga dianggap terlalu mahal dan beresiko. Tapi Anda nantinya akan berpendapat tak ada yang lebih baik dari penyelenggaraan sebuah event untuk menerbitkan brand dan membangun hubungan dengan pembaca, teman sesama blogger, dan mitra bisnis.  Pada artikel ini ada beberapa tips untuk berhasil mengadakan sebuah event, termasuk:

  • Menentukan jenis event yang akan diselenggarakan
  • Menemukan tempat yang tepat dengan harga terjangkau
  • Mencari sponsor dan kemitraan dengan brand
  • Bekerja sama dengan blogger lain untuk menyelenggarakan event
  • Menyampaikan ide ke pembaca dan memperoleh pembaca baru.

JENIS EVENT YANG DISELENGGARAKAN

Ada beberapa pertimbangan sebelum memutuskan jenis event yang akan Anda selenggarakan. Yang pasti Anda harus memilih event dengan tingkat keberhasilan tinggi. Kuncinya adalah memastikan event ini relevan dengan niche Anda sehingga sekaligus mempromosikan blog Anda serta memikat pembaca atau calon pembaca blog Anda.

Jadi bila Anda seorang blogger kesehatan dan kebugaran, Anda bisa mengadakan event di restoran vegetarian atau melakukan olahraga bersama pembaca. Selain itu, Anda harus menyelenggarakan event yang Anda sendiri ingin menghadirinya. Hal ini penting untuk meningkatkan antusiasme ketika menyelenggarakannya. Bila merasa ragu, tanyakan pembaca  Anda tentang apa yang mereka inginkan. Ini bisa berupa survey online atau posting sederhana di Twitter atau Facebook.

MENENETUKAN LOKASI EVENT

Menentukan tempat yang tepat jadi bagian penting dari penyelenggaraan sebuah event. Dengan sedikit trik Anda bisa menemukan lokasi ideal dengan harga yang tepat, bahkan kadang gratis. Berikut beberapa tempat yang bisa jadi pertimbangan Anda ketika merencanakan sebuah event:

  • Biasanya restoran memiliki ruang pribadi atau mereka membagi sebagian ruang untuk event pribadi.
  • Anda bisa menyewa ruang rapat atau sebuah kamar, untuk event yang lebih kecil. Sebelumnya pastikan tidak ada batasan kapasitas ruang.
  • Pusat rekreasi
  • Perpustakaan umum
  • Butik dan toko. Dua tempat ini hanya akan menutup sebagian kecil tempat mereka untuk penyelenggaraan acara pribadi dan biasanya mereka juga menawarkan diskon belanja kepada para undangan.

WAKTU PENYELENGGARAAN EVENT

Tanggal dan waktu penyelenggaraan acara jadi faktor penting yang menentukan keberhasilan acara. Bila misalnya Anda menyelenggarakan sebuah acara di luar ruangan, Anda harus pastikan mengadakannya ketika cuaca bersahabat, bukan di musim hujan karena tak akan ada yang mau basah-basahan di tengah acara karena hujan.

BAYARAN UNTUK EVENT

Tentu Anda meminta bayaran dari para peserta. Seberapa besar harganya, itu tergantung. Semua orang ingin memperoleh uang dan mengadakan event tentu membutuhkan biaya.  Lagi pula, orang lebih cenderung melewatkan acara yang diadakan gratis. Karenanya event berbayar lebih disarankan meski untuk nominal yang kecil, sebagai bentuk komitmen dari para tamu.

Anda harus pastikan peserta mendapat manfaat dari harga yang mereka bayar. Bila Anda mengadakan acara shopping, jangan mematok harga terlalu tinggi untuk tiketnya sehingga peserta kehabisan uang untuk berbelanja di vendor Anda. Selain itu, akan jadi kesan positif memberikan tas bingkisan ke peserta pada event berbayar.

Yang perlu diingat, bila Anda mengadakan event di restoran atau tampat lain yang menyediakan makanan atau jasa ke tamu, Anda perlu membayar untuk tempat sebelum acara. Karenanya Anda perlu pastikan menyertakan biaya tambahan ini pada harga acara agar Anda tidak rugi dan memperoleh keuntungan.

MENCARI SPONSOR

Mencari sponsor jadi tantangan tersendiri. Tapi satu rahasia menemukannya adalah dengan bertanya. Perusahaan ingin produk atau layanan mereka ada di depan pelanggan baru dan acara Anda menjadi kesempatan bagus bagi mereka untuk melakukannya. Karenanya bila Anda sebelumnya pernah bekerja sama dengan sebuah brand atau Anda menyukai sebuah brand karena sesuai dengan niche Anda, cukup layangkan surat melalui email.

Cara efektif lain untuk memperoleh sponsor adalah mendatangi satu per satu bisnis lokal. Pastikan Anda berpakaian pantas dan sediakan kartu nama serta materi acara. Minta bertemu dengan manajer yang bertugas dan ungkapkan maksud kedatangan Anda.Yang perlu Anda ketahui, sering kali manajer toko membutuhkan izin dari atasan sebelum menyetujui sponsorship. Karenanya pastikan untuk mengirimkan permintaan sponsorship sebelum acara Anda.

Kadang Anda sama sekali tidak perlu mencari sponsor, tapi mereka yang datang pada Anda. Pada tiket acara, sertakan links ponsorship, dan Anda akan terkejut dengan banyaknya vendor potensial yang menghubungi Anda menanyakan kesempatan menggunakan event Anda untuk mempromosikan produk atau bisnis mereka.

Mengajak orang datang ke event yang saya selenggarakan

Tentu Anda perlu mengandalkan blog dan sosial media sebagai sarana untuk menigklankan event Anda, tapi jangan berhenti sampai di situ. Promosikan event Anda di berbagai situs seperti Meetup.com dan IDontDoClubs.com. Adakan giveaway tiket dengan meminta kontestan mempromosikannya di media sosial. Ajak teman blogger mempromosikan event Anda melalui situs mereka.

Yang saya lakukan saat event

Meski Anda jadi sangat sibuk, tetap penting untuk merepresentasikan brand Anda dengan cara terbaik selama event berlangsung. Kenakan pakaian yang memberi kesan terbaik. Datanglah lebih awal dan bersiap untuk pulang paling akhir. Pada sepanjang waktu penyelenggaraan, jadi tugas Anda untuk memenuhi kebutuhan tamu dan memastikan semua orang menikmatinya.

Jangan lupa, Anda perlu mengambil gambar dan mempostingnya ke sosial media sepanjang acara berlangsung. Ajak para tamu melakukan hal yang sama dengan membuat event hashtag dan menyediakan hadiah untuk tamu dengan volume posting sosial media tertinggi. Tapi seberapapun usaha Anda mengatur semuanya, Anda tetap membutuhkan bantuan pada hari acara. Jadi bila tidak ada sukarelawan, manfaatkan situs yang menyediakan layanan asisten pribadi.

Yang dilakukan setelah event

Sebelum menikmati kesuksesan event yang Anda selenggarakan, ada beberapa hal yang perlu dilakukan. Yang paling penting Anda perlu memposting tentang event Anda di blog, pastikan mengucapkan terimakasih ke para sponsor. Anda juga perlu mengirim surat ucapan terima kasih personal ke tiap sponsor, sertakan gambar dan link ke posting promosi. Lalu kirim email ke para tamu undangan. Tak hanya untuk mengucapkan terima kasih karena mereka sudah hadir di event yang Anda selenggarakan tapi Anda juga bisa mengundang mereka berlangganan blog Anda.

Berikut beberapa hal yang perlu dilakukan untuk siap menyelenggarakan event pertama Anda:

  • Lakukan brainstorming. Tentukan jenis event yang akan diselenggarakan. Cari tahu event apa yang belum ada dan jenis event apa yang ingin Anda hadiri.
  • Bentuk tim. Tentukan apakahAnda ingin bermitra dengan blogger lain untuk menyelenggarakan event atau ingin menyelenggarakannya sendiri. Bila memilih menyelenggarakan event sendiri, cari tahu berbagai hal untuk menyediakan kebutuhan menjelang dan pada hari acara.
  • Mencari tempat. Pilih 2 sampai 3 tempat yang memungkinkan dan cari tahu biaya yang dibutuhkan untuk mengadakan acara di tempat tersebut.

Nah, sekarang Anda siap menyelenggarakan event pertama. Semoga sukses ya…!

310 total views, 16 views today