Tutorial Email Blast Gratis Menggunakan Mail Merge di Gmail

Tutorial Mail Merge Gmail 2018

Mail Merge untuk Gmail ini memungkinkan Anda untuk mengirim pesan email yang dipersonalisasi ke banyak kontak sekaligus. Tiap pesannya memiliki konten yang hampir sama namun beberapa bagian pesan dapat disesuaikan sehingga ada kesan personalisasi. Misalnya, Anda bisa menyapa setiap penerima email dengan nama depan mereka masing-masing. Selain itu, Anda dapat memasukkan alamat pos mereka ke dalam badan pesan, mempersonalisasi baris subjek, atau melampirkan file yang berbeda-beda sementara bagian lain dari badan emailnya tetap sama.

Mail Merge sendiri secara harafiah dapat diartikan sebagai penggabungan surat. Layanan bagi Gmail ini sebenarnya disediakan Google untuk semua kalangan pengguna. Jika Anda ingin membuat pesta di rumah Anda, Anda dapat mengirim undangan email yang dipersonalisasi ke semua teman-teman atau tetangga Anda dengan bantuan mail merge.

Jika Anda pemilik bisnis, Anda dapat menggunakan mail merge untuk memberi tahu para pelanggan Anda tentang penawaran apa saja yang bakal datang. Tim penjualan dan pemasaran dari perusahaan Anda juga bisa menggunakan mail merge untuk kampanye mereka. Sementara guru sekolah atau dosen kampus dapat mengirimkan tugas maupun laporan kepada murid-muridnya lewat mail merge.

Jadi intinya, Anda bisa menulis satu email draft di Gmail, lalu tentukan daftar penerima email di Google Spreadsheet. Nantinya fitur mail merge ini akan mengirim email yang disesuaikan ke semua alamat yang sudah Anda masukkan dalam sekali kirim.

Mail Merge ini merupakan fitur populer yang dengan bantuan Google Script, Anda dapat dengan mudah melakukan penggabungan surat lewat inbox Gmail, berbagai Google Apps dan G Suite (Anda belum tahu G Suite apa? Tool ini bisa membantu bisnis Anda sukses, baca lebih lanjut panduan G Suite kami).

Mail Merge di Gmail ini dapat dikatakan bagus karena dikemas dengan fitur-fitur yang bermanfaat. Anda dapat menyisipkan lampiran file yang berbeda-beda atau unik dari Google Drive untuk setiap penerimanya. Selain itu, email dapat ditulis dalam teks biasa atau diformat dalam rich HTML text dan email bisa terbuka lalu dilacak sehingga Anda bisa tahu jika ada email yang sudah dibaca. Anda juga bisa menjadwalkan penggabungan yang ingin dilakukan dan mengirim email Anda nanti di tanggal serta jam pilihan Anda.

Cara Membuat Mail Merge di Gmail

Pertama-tama Anda harus melakukan instalasi add on dulu. Setelah add-on diinstal, ikuti langkah-langkah yang kami berikan berikut ini:

  • Buka Google Spreadsheet Anda, klik menu Add-on dan Anda bisa melihat menu baru yang disebut “mail merge with attachments”.
  • Klik menu “make merge template” untuk mengkloning template gabungan berupa draf kosong di Google Spreadsheet Anda. Isinya adalah kolom yang wajib diisi seperti nama depan, alamat email, dll – namun Anda bisa saja menambahkan lebih banyak kolom.
  • Buka menu Impor Google Contacts untuk mengambil grup kontak yang sudah ada dari Google Contacts ke Mail Merge. Ini sebenarnya bisa menghemat waktu. Tetapi Anda juga bisa menulis nama depan, alamat email dan rincian lainnya dari penerima secara manual di lembar mail merge yang ada.

Jika Anda ingin menambahkan lampiran unik untuk penerima Anda, Anda dapat menambahkannya ke kolom File Attachments yang ada. Buka Google Drive Anda, lalu klik kanan sebuah file. Setelah itu, pilih “Get Link” untuk menyalin URL dari file yang bisa disisipkan ke sheet. Anda pun bisa menyertakan file dalam jumlah banyak tapi ingat untuk memisahkan file URL-nya dengan tanda koma.

Saat Anda mengerjakan mail merge, Gmail Anda akan mengirim semua surat segera pada saat itu juga. Namun, Anda bisa memiliki pilihan untuk menjadwalkan email dan program akan secara otomatis mengirimkannya nanti. Untuk menjadwalkan email, masuk ke kolom Scheduled Date dan masukkan tanggal serta waktu kapan Anda ingin menjadwalkan pengirimanemail tersebut. Gunakan format hh / mm / yyyy hh: mm.

Cara Membuat Template Mail Merge

Buka akun Gmail atau Inbox Gmail Anda dan buat draf pesan baru. Anda dapat memasukkan satu atau lebih bidang variabel dalam pesan email menggunakan notasi {{field name}} dan ini akan diganti dengan nilai aktual dari lembar saat email dikirim. Bila masih bingung, kami akan menjelaskannya dengan lebih sederhana. Simak bahasan berikut!

Katakanlah Anda ingin mengirim email ke grup tempat semua isi pesan sebagian besar serupa kecuali beberapa bidang seperti salam, nama depan dan kota yang unik bagi setiap penerima pesannya. Maka yang perlu Anda lakukan adalah menambahkan kolom di lembar untuk masing-masing bidang variabel yang sudah kami sebutkan itu. Lalu di draf Gmail Anda, Anda dapat merujuk ke bidang variabel ini sebagai berikut {{Nama Depan}}, {{City}} dan seterusnya.

Anda dapat menyertakan lampiran file dalam draf pesan Anda dan mereka akan dikirim lewat setiap email. Anda juga bisa menyertakan gambar, GIF animasi, atau membuat pesan Anda menonjol dengan format rich text.

Setelah template Anda siap, beralihlah ke lembar mail merge dan pilih “Run Mail Merge” untuk mulai mengirimkan email. Pilih draf Gmail yang Anda buat di langkah sebelumnya dan tekan tombol “Run”. Add-on akan langsung mengirim email ke alamat di mana kolom Date Schedule kosong sementara yang lain bisa dimasukkan ke dalam antrian dan nantinya akan dikirim secara otomatis pada tanggal dan jam yang Anda pilih.

Walaupun penggabungan email dengan Gmail mudah dilakukan, Anda harus selalu menguji gabungan Anda sebelum mengirim atau blast email ke grup yang besar. Cobalah memiliki satu baris data di spreadsheet Anda dan masukkan alamat email Anda sendiri di kolom “Email Adress”. Jalankan penggabungan seperti sebelumnya lalu lihat folder “Sent Item” di Gmail untuk memastikan bahwa email outbox Anda sesuai seperti yang diharapkan.

Kendala yang Umum Terjadi Pada Mail Merge Gmail

Jika Anda mengirim kampanye mail merge Anda di Gmail dengan GMAS, atau mungkin juga dengan layanan mail merge lainnya, ada beberapa alasan mengapa personalisasi bisa gagal. Jika Anda mengalami hal itu terjadi, lihat apakah salah satu alasan di bawah ini adalah penyebabnya:

  1. Anda mengirimkan email percobaan kepada Anda sendiri, namun alamat email Anda tidak ada dalam spreadsheet atau kolom “Kepada” / “to”. GMass, seperti banyak layanan mail merge lainnya, memiliki tombol “Send Test Email”. Anda bisa memasukkan alamat email dan mendapat test email yang dikirim ke alamat itu. Namun, jika kampanye yang sudah Anda disiapkan untuk digabungkan dengan spreadsheet Google Spreadsheet, dan spreadsheet itu memiliki kolom yang Anda gunakan di seluruh Subject maupun Body untuk personalisasi, dan alamat test email Anda juga tidak ada dalam spreadsheet, GMass bakal tidak tahu nilai apa yang harus digunakan untuk proses mail merge. Oleh karena itu, mail merge tags akan diganti dengan nilai kosong, atau fallback value jika Anda menggunakan fallback syntax. Ini adalah alasan paling umum mengapa personalisasi Anda bisa gagal.
  2. Anda menekan tombol Kirim, bukan tombol GMass. Meskipun ada peningkatan dalam kualitas penggunaan baru-baru ini yang menyembunyikan tombol Gmail Send biasa bila Anda memiliki banyak alamat email di bidang “to”, ada situasi tertentu di mana tombol “send” tidak tersembunyi dan masih bisa diklik tanpa sengaja saat niatnya sebenarnya hanya mengklik tombol GMass. Jika Anda melakukannya ini, email Anda tidak hanya akan dipersonalisasi, namun satu email tunggal bisa-bisa masuk ke semua orang di kolom “to”, memperlihatkan daftar Anda ke semua orang yang ada di dalamnya.
  3. Anda terhubung ke spreadsheet tapi menggunakan tag gabungan standar {FirstName} dan {LastName}, bukan yang spesifik seperti yang diharapkan untuk spreadsheet Anda. Jika Anda mencoba mempersonalisasi kampanye mail merge dengan nama depan penerima dan Anda melihat beberapa email dipersonalisasi sementara yang lainnya tidak, Anda kemungkinan membuat kesalahan dengan menggunakan {FirstName} sebagai tag penggabungan saat kolom di spreadsheet Anda berisi nama depan bukan “FirstName”. Saat Anda melakukan ini, personalisasi nama pertama akan bekerja untuk alamat email yang merupakan Kontak Gmail di tempat Gmail menyimpan nama depan beserta alamat emailnya, namun akan gagal untuk semua alamat email yang lainnya.
  4. Anda memiliki ruang ekstra sebelum atau sesudah curly bracket. Saat Anda memasukkan tag personalisasi, pastikan mereka dimasukkan secara akurat atau tepat. Dalam kebanyakan kasus, GMass akan memberi Anda satu klik tombol untuk memasukkan tag gabungan dari surat Anda. Tombolnya akan sesuai dengan kolom di Google Spreadsheet Anda atau tombol nasionalisasi standar FirstName, LastName, dan EmailAddress. Tombolnya, bagaimanapun, cuma bisa digunakan untuk memasukkan tag gabungan surat ke dalam Body. Jika Anda ingin mempersonalisasi Subject, Anda harus menyalin / menempelkan tag ke Subject itu.

FAQ Terkait Mail Merge Gmail

Berikut adalah beberapa jawaban atas pertanyaan yang sering diajukan seputar Mail Merge untuk Gmail dan Google Apps:

  1. Berapa banyak pesan email yang bisa saya kirim per harinya?

Edisi gratis dari mail merge ini memungkinkan Anda untuk mengirimkan 50 email per hari namun batas pengiriman untuk yang versi Premium berbeda. Pengguna Gmail dapat mengirim email ke 250 penerima per hari sementara batas harian untuk akun Google Apps for Work adalah 1500 penerima per hari.

  1. Saya adalah pengguna Google Apps, namun batas harian saya untuk edisi premium kenapa hanya 250 per hari?

Google akan meningkatkan batas Anda sampai 1500 jika akun bisnis Google Apps Anda lebih dari beberapa bulan dipakai atau jika domain Google Apps Anda memiliki lebih dari 5 pengguna setelah ronde penagihan yang pertama. Silakan berkunjung pada diskusi terkait topik Mail Merge limits .

  1. Bagaimana cara melakukan upgrade ke versi Premium? Berapa biayanya?

Lisensi pengguna personal adalah $ 29 sedangkan lisensi perusahaan domain-wide adalah $ 299. Harganya berlaku per pengguna (akun email) per tahun. Lisensi yang tergolong perusahaan bisa memiliki pengguna tak terbatas di domain yang sama.

  1. Saya Cuma kirim 10 email tapi mengapa kuota email harian saya dikurangi 20?

Kemungkinan Anda telah menambahkan alamat email di kolom CC atau BCC. Ingatlah bahwa batas email harian adalah dalam hal jumlah penerima jadi kalau Anda mengirim email yang juga cc-nya ke seseorang, maka akan juga menurunkan kuota Anda menjadi 2.

  1. Apa kebijakan privasi Mail Merge, Kenapa Mail Merge perlu akses ke Gmail, Google Contacts, dll punya saya?

Mail Merge memerlukan akses ke Gmail karena hanya bisa mengirim email dari akun Gmail Anda. Perlu akses ke Google Drive sebenarnya untuk mengambil lampiran file saat perlu akses ke Google Kontak untuk mengimpornya ke Google Sheet. Silakan baca persyaratan perizinannya secara rinci.

  1. Bagaimana cara melacak email yang sudah dibuka dengan Mail Merge ini?

Pelacakan Email hanya terdapat di versi premium. Selama konfigurasi Mail Merge, pilih opsi “Yes” untuk opsi “Track Email Opens” dan email yang terkirim akan disertakan GIF pelacakan ukuran 1×1 cm. Untuk melihat laporannya, buka menu Mail Merge dan pilih “Show Email Open Reports”. Anda dapat melihat tanggal dan waktu ketika sebuah email dibuka oleh penerima, alamat IP maupun User Agent dari klien Anda. Dalam kebanyakan kasus, ini sama halnya dengan alamat IP Google karena Google sekarang menyimpan gambar di servernya sendiri.

  1. Bagaimana cara memasukkan alamat CC atau BCC yang berbeda untuk setiap penerima email saya?

Tambahkan dua kolom tambahan di template merge mail dan tetapkan nama kolom sebagai CC dan BCC. Sekarang pasang alamat email di kolom ini per baris dan pesan gabungan akan dikelompokkan ke alamat masing-masing. Anda bisa memasukkan beberapa email yang dipisahkan dengan koma.

  1. Saya mengirim sebuah merge tapi variabel {{First Name}} tidak menggantikannya dengan benar di email keluar, kenapa ini terjadi?

Kemungkinan Anda telah menerapkan beberapa gaya pemformatan pada variabel di dalam draf Gmail-nya. Solusi mudahnya adalah membuka draf Gmail Anda, menghapus variabel dan mengetiknya lagi (lihat kolom “help” yang tersedia). Ini akan menghapus format yang tidak konsisten. Sekarang beralih ke template Merge Mail dan konfigurasikan menggunakan template draft Gmail yang baru saja diubah itu.

  1. Mengapa pilihan untuk membuat draf Gmail dinonaktifkan di mail merge saya?

Pilihan Draf hanya tersedia saat Anda melakukan mail merge dalam teks biasa atau HTML. Jadi tidak dapat tersedia jika Anda menggunakan rancangan Gmail readymade sebagai template gabungan.

  1. Bagaimana cara memasukkan gambar unik ke dalam semua pesan email keluar?

Anda bisa membuat kolom baru di lembar gabungan Mail yang disebut Images. Lalu upload gambar ke situs hosting gambar, dapatkan URL gambar dan tambahkan ke sheet seperti kode di bawah ini:

<br> <img src = “image_url” /> <br>

Di draf Gmail, tambahkan {{Images}} di mana saja dan lalu nantinya akan diganti dengan gambar sebenarnya.

  1. Bagaimana cara memasukkan hyperlink unik ke dalam pesan email saya?

Buat kolom baru di template merge mail yang disebut Links (Anda bisa memberi nama apapun). Sekarang tambahkan link di Google Sheet seperti kode yang kami tunjukkan di bawah ini:

<a href=”http://ctrlq.org”> Kunjungi situs web kami </a>

Di draf Gmail, tambahkan {{Links}} dan mereka akan diganti dengan tautan sebenarnya. Anda juga dapat menggunakan “mail to” untuk link ke alamat email.

  1. Saya menjadwalkan email tapi kenapa terkirim langsung dalam waktu dekat?

Email terjadwal dikirim +/- 30 menit dari waktu yang dijadwalkan. Jadi jika Anda telah menjadwalkan email untuk keluar jam 2:15 PM, bisa lewat kapan saja antara pukul 2-2: 30 malam. Email dijadwalkan di zona waktu yang berlaku pada Google Spreadsheet.

  1. Apakah saya harus menjaga agar komputer saya tetap terbuka untuk mendapatkan email terjadwal yang terkirim pada waktu tertentu?

Tidak, Google Add-on bisa berjalan di latar belakang di Google Server dan Anda dapat menutup Google Sheet setelah konfigurasi beres.

  1. Saya kehabisan kuota email, bagaimana cara mengirim email secara otomatis saat kuota itu telah disetel ulang oleh Google?

Anda bisa menambahkan tanggal jadwal yaitu 3-4 hari dari sekarang dan jalankan mail merge. Pesan akan dijadwalkan dan pesan akan terkirim secara otomatis saat kuota Anda telah disetel ulang.

  1. Kenapa saya menjalankan mail merge tapi sama sekali tidak bisa mengirim email?

Anda sudah kehabisan kuota email atau mungkin karena kolom Mail Merge Status di spreadsheet diatur ke “MAIL SENT”. Pemeriksaan ini dilakukan agar Anda tidak sengaja mengirim beberapa email ke alamat yang sama jika Anda menjalankan penggabungan berulang kali.

Simpulan

Melalui artikel satu ini, Anda telah mengetahui apa sebenarnya Mail Merge Gmail dan bagaimana fungsinya bagi Anda. Kemudahan dan kelebihan mail merge bisa segera Anda rasakan setelah Anda melakukan instalasi add on dan mulai menggunakan fiturnya. Namun, Anda mungkin butuh mengujinya terlebih dahulu dengan cara yang telah kami sebutkan di atas. Kami juga telah memberikan beberapa solusi atas kendala yang biasa terjadi pada penggunaan mail merge di Gmail.

Terakhir, jika Anda memiliki berbagai pertanyaan terkait Mail Merge Gmail ini, Anda bisa cek pemaparan kami di bagian FAQ. Kami memuat pertanyaan-pertanyaan yang biasa disampaikan terkait Mail Merge Gmail dan juga memberikan jawabannya bagi Anda. Baca juga artikel terkait lainnya. Kami pernah membahas soal akun-akun email terbaik yang bisa Anda gunakan selain Gmail. Selain itu, bagi Anda para pengelola website, mungkin Anda ingin tahu soal produk Google lainnya yaitu Google Webmaster Tools . Sementara Anda yang sedang menjalankan bisnis, Anda perlu tahu bagaimana cara mengembangkan email list Anda di panduan lengkap email marketing yang kami buat. Semoga membantu!

Kamu ingin mendapatkan konten edukasi secara rutin dan gratis ? Yuk isi form dibawah 🙂

* indicates required
Jenis Konten Edukasi yang diinginkan