Ketika memulai bisnis, kamu akan memerlukan email untuk berbagai keperluan bisnismu. Salah satu perusahaan pengembang software, Zoho Corporation, menawarkan beragam fitur email yang bisa kamu manfaatkan melalui Zoho Mail. Bahkan, kamu juga bisa menggunakan email dengan domain sendiri melalui provider email satu ini. Mau tahu caranya? Simak artikel berikut.
Apa itu Zoho Mail?
Zoho Mail adalah salah satu platform email yang ditargetkan untuk bisnis dan penggunaan profesional. Sama seperti Gmail, penyedia layanan email besutan perusahaan India/Amerika ini juga menawarkan kotak masuk email yang tidak mengandung iklan. Selain itu, kamu juga dipermudah dengan tampilan yang minimalis dengan fitur-fitur powerful.
Baca juga: Panduan Lengkap Webmail
Selain email, Zoho juga menawarkan layanan lain sepeti Zoho CRM, Creator, Project, Docs hingga kalender yang dapat terintegrasi dengan email. Layanan ini bisa mempermudah kamu untuk melakukan kolaborasi hingga koordinasi dengan tim untuk meningkatkan efektivitas bisnismu. Hal ini tak berbeda jauh dengan menggunakan media sosial untuk bisnis.
Kelebihan Zoho Mail
Zoho Mail menawarkan berbagai pilihan manajemen domain untuk bisnis, seperti mendaftarkan domain baru hingga menangani beberapa domain sekaligus. Penyedia layanan email yang satu ini juga menyediakan control panel yang powerful dan mudah digunakan.
Kelebihan lainnya dari Zoho adalah kamu bisa bisa mengatur pemblokiran email berdasarkan alamat IP, judul subjek, dan domain untuk seluruh organisasi. Ditambah lagi, kamu pun bisa menangani email masuk dan keluar dari pengguna korporat hingga menangani daftar spam. Jika sudah menggunakan layanan email lain, kamu tak perlu khawatir soal migrasi layanan email.
Sama sepeti migrasi hosting di Dewaweb yang akan membantumu hingga akun cloud hosting cepat yang digunakan benar-benar termigrasi, Zoho pun melakukan hal yang sama. Kamu bisa memanfaatkan layanan bantuan dari Zoho untuk memandu proses migrasimu, atau kamu juga bisa menggunakan tool self-migration jika ingin memindahkan akunmu sendiri tanpa bantuan tim Zoho.
Fitur-fitur Zoho Mail
Salah satu alasan mengapa Zoho Mail banyak digunakan adalah karena berbagai fitur yang mereka sediakan. Berikut ini adalah beberapa fiturnya yang perlu kamu ketahui.
-
Inbox yang terorganisir
Tampilan muka webmail Zoho tidak menampilkan iklan, bahkan untuk layanan gratis. Selain itu, di webmail Zoho kamu juga akan mendapatkan pilihan untuk mengorganisir dan membagi emailmu berdasarkan folder, label, dan flag. Tak hanya menyediakan pemblokiran pesan, Zoho juga menyediakan filter dan labelling agar kamu dapat menyaring jenis pesan apa yang tak ingin kamu terima.
Webmail Zoho sudah mendukung struktur folder multi-level yang berbeda dengan tampilan muka webmail lainnya. Fitur ini memungkinkanmu untuk mengatur email agar strukturnya bisa disesuaikan dengan keinginanmu. Alhasil, kamu juga dapat menavigasi kotak masuk emailmu dengan lebih mudah.
Jika kamu memiliki thread email yang terus berlanjut, Zoho Mail juga akan menunjukkannya dengan tampilan seperti percakapan di aplikasi perpesanan sehingga mempermudah kamu melacak dan membaca pertukaran email yang terjadi.
-
Integrasi dengan CRM
Customer Relationship Management (CRM) diperlukan dalam kegiatan marketing. Selain untuk membangun hubungan baik dengan pelanggan, kamu juga bisa mengumpulkan leads, mengubah mereka menjadi pelanggan biasa hingga pelanggan setia. Salah satu cara terbaik adalah melalui email, inilah mengapa integrasi CRM dengan email itu penting.
Setelah mengumpulkan leads, kamu memerlukan platform untuk menyimpan data email yang telah terkumpul. Inilah mengapa integrasi email dengan CRM itu diperlukan. Selain mempermudah proses merapikan data, kamu juga dapat menghemat waktu sehingga kegiatan marketing akan lebih efektif. Sebab, CRM akan secara otomatis memasukkan daftar email yang ada di akun Zoho Mail milikmu.
-
Scrub: membersihkan kotak masukmu
Terkadang, terlalu banyak email yang masuk terasa mulai menjengkelkan. Dengan menggunakan email Zoho, kamu bisa memanfaatkan fitur scrub yang berfungsi untuk mempermudah kamu membersihkan kotak masuk email. Kamu bisa memindahkan email ke arsip atau segera menghapus email dari lima pengirim email sekaligus.
-
Smart compose
Zoho memiliki fitur yang mirip dengan fitur di media sosial untuk mempermudah pengiriman email. Fitur ini disebut dengan “Smart Compose”. Setelah kamu selesai menyusun isi email, kamu hanya perlu mengetik ‘@’ lalu masukkan nama penerima, secara otomatis Zoho akan menampilkan nama terkait yang akan menerima pesanmu, kemudian kirim. Mudah, bukan?
-
Bookmark
Mirip seperti bookmark sering kamu temukan di browser, fitur bookmark dari Zoho ini juga bisa menyimpan tautan website yang ingin kamu tandai. Caranya, pilih tab “Bookmark” di panel sebelah kiri pada inbox Zoho Mail lalu klik “Create”. Setelah itu, masukkan URL website yang ingin kamu simpan. Cara lainnya, kamu bisa menginstal add-on Zoho Mail Bookmark untuk browser Chrome.
Cara Daftar Zoho Mail Personal
Kamu bisa mendapatkan Zoho Mail untuk pribadi dengan ekstensi email “@zoho.com” serta memori penyimpanan dengan kapasitas hingga 5 GB. Berikut ini adalah cara daftar Zoho Mail yang bisa kamu ikuti:
- Masuk ke halaman sign-up Zoho Mail.
- Ubah pilihan ke Personal Email, isi data diri, lalu klik “Sign up for free”. Jangan lupa beri tanda centang pada persetujuan syarat dan ketentuan.
- Beberapa saat kemudian kamu akan menerima kode verifikasi pada nomor yang kamu masukkan tadi. Tulis kembali kode tersebut lalu klik “Verify Code”. Selesai.
Jika ingin melakukan login, kamu hanya perlu mengunjungi halaman login Zoho Mail lalu masukkan alamat email Zoho dan password Zoho Mail milikmu.
Zoho Mail untuk Bisnis: Zoho Workplace
Jika kamu ingin menggunakan Zoho Mail untuk berbisnis, layanan Zoho yang satu ini cocok untukmu, yaitu Zoho Workplace. Layanan ini adalah kumpulan aplikasi yang diletakkan di cloud dan sudah saling terintegrasi. Zoho Mail adalah bagian dari sembilan aplikasi kolaborasi yang terintegrasi di Zoho Workplace.
Zoho Workplace bisa mempermudah kamu dalam mengelola bisnis melalui berbagai fitur, seperti spreadsheet, editor, dan tool presentasi. Selain itu, komunikasi kamu dengan tim hingga orang luar seperti pelanggan, mitra, dan partner kerja sama pun akan lebih mudah menggunakan teknologi cloud yang ditawarkan oleh Zoho Workplace. Sama seperti teknologi cloud hosting Dewaweb yang bisa memberikanmu kemudahan.
Berikut ini adalah sembilan aplikasi yang terintegrasi di Zoho Workplace:
-
Office Suite
Sama seperti G Suite dan Office 365, Zoho Workplace juga menawarkan office suite yang bisa kamu gunakan untuk berkolaborasi dengan tim kerjamu untuk membuat sesuatu. Mereka menyediakan Zoho Writer (editor dokumen), Zoho Sheet (editor spreadsheet), dan Zoho Show (untuk presentasi).
-
Tools Kolaborasi
Zoho Workplace juga memudahkan kolaborasi antara tim kerja milikmu dengan memberikanmu akses ke berbagai tools kolaborasi seperti Zoho Docs untuk menyimpan berkas, Zoho ShowTime untuk berbagi presentasi, dan tool untuk mengecek engagement audiens, serta Zoho Sites, yaitu sebuah website builder.
-
Komunikasi
Sedikit kurang lengkap jika Zoho Workplace menyediakan fitur untuk berkomunikasi. Oleh karena itu, kamu bisa saling berkomunikasi dengan tim tentunya melalui Zoho Mail, lalu ada pula Zoho Chat, yaitu fitur instant messaging, dan Zoho Connect yang memungkinkanmu saling berteman dengan pemilik email lain.
Baca Juga: Cara Optimasi Email Marketing untuk Meningkatkan Open Rate dan CTR
Cara Setup Zoho Mail dengan Nama Domain Sendiri
Tak terbatas pada email dengan akhiran ‘@zoho.com’, kamu juga bisa mengubah nama emailmu dengan akhiran domain milikmu. Namun, tentunya kamu harus terlebih dulu memiliki domain. Setelah itu, ikuti langkah mengubah akhiran email Zoho Mail menjadi domain sendiri berikut ini.
1. Buka halaman sign up Zoho Mail untuk email bisnis. Pilih paket yang kamu inginkan sesuai daftar harga yang tertera. Tenang, kamu juga bisa menjalankan cara ini dengan akun gratis dengan memilih Free Plan. Setelah itu, klik Get Started.
2. Setelah itu, masukkan nama domainmu. Jika kamu sudah mempunyai domain sendiri, pilih “Sign up with a domain I already own” dan jika kamu ingin membeli domain dari Zoho, pilih pilihan di disebelahnya, lalu klik “Add”.
3. Setelah itu, isi data pribadi yang diminta, jangan lupa untuk memberikan tanda centang pada persetujuan terhadap syarat dan ketentuan, lalu klik “Sign Up”.
4. Selesai, kini emailmu sudah terdaftar di Zoho dengan akhiran nama domainmu. Jika perlu, kamu bisa mengaktifkan two factor authentication untuk meningkatkan keamanan. Tapi, kamu bisa mengubah aturan ini kapan saja di menu pengaturan.
5. Selanjutnya, verifikasi domainmu terlebih dulu. Caranya klik Verify Domain di menu bar pada Domain Setup, pilih DNS hosting provider di Zoho Mail, seperti gambar berikut. Setelah itu pilih “cPanel” dari menu drop down dan Zoho akan memberikan kode yang perlu kamu masukkan ke cPanel.
6. Setelah itu, login ke cPanel dengan mengakses www.namadomainmu.com/cpanel lalu cari Zone Editor di section Domains seperti pada gambar berikut.
7. Klik “CNAME Record” kemudian kamu akan diantarkan ke formulir yang perlu kamu isi. Salin informasi dari Zoho Mail dan tempelkan atau paste ke formulir yang ada di cPanel.
8. Setelah memasukkan CNAME Record dan dinyatakan sukses oleh cPanel, kembali ke halaman Zoho Mail. Klik pada tombol hijau bertuliskan “Proceed to CNAME Verification” hingga tampilannya seperti pada gambar di bawah, lalu klik “Verify Now”.
Selesai! Saat ini akun email dengan akhiran nama domainmu sudah terintegrasi dengan Zoho Mail. Selanjutnya, kamu akan diminta untuk memastikan bahwa alamat email yang kamu masukkan pada saat sign up sudah sesuai dengan yang kamu inginkan.
Salah satu hal penting yang harus kamu konfigurasi adalah email delivery. Agar dapat menerima email, kamu perlu mengonfigurasi MX Record domainmu. MX Records adalah entri khusus di DNS yang disusun untuk menerima email di domainmu. Masukkan MX Record yang ada di halaman Zoho Mail milikmu ke formulir MX Records yang ada di cPanel, dengan mengklik tombol seperti berikut.
Jika kamu mengalami kesulitan menambahkan entri MX, kamu bisa mendapatkan bantuan support cPanel untuk memperbarui MX Record dari domainmu.
Setelah selesai, kamu bisa menambahkan user, yaitu anggota tim kamu. Jika menggunakan layanan tidak berbayar, kamu hanya dapat menambah hingga 25 user untuk satu akun Zoho. Kamu bisa memanfaatkan fitur Create Groups agar saat salah satu email (misal: [email protected]) menerima pesan baru, pesan ini bisa secara otomatis disebarkan ke email anggota tim yang kamu daftarkan.
Baca Juga: Yahoo Mail Indonesia: Panduan Lengkap
Simpulan
Ternyata, tak hanya layanan perpesanan, tapi kamu juga bisa memanfaatkan fitur sampingan yang dapat diintegrasikan dengan Zoho Mail. Saat ini, kamu telah mempelajari panduan lengkap soal Zoho Mail, mulai dari beragam fitur dan kelebihan yang ditawarkan hingga cara mendaftar, baik mendaftarkan email bahkan mengubah email menjadi akhiran domain sendiri.
Namun, ada yang belum lengkap jika domainmu tidak diaktifkan menjadi website. Sebab, website bisa menjadi sarana yang paling ampuh untuk meningkatkan brand image-mu hingga menaikkan jumlah pendapatan dari bisnismu secara langsung atau tidak langsung. Setelah mempunyai domain, carilah cloud hosting yang cepat dan aman agar website-mu nantinya bisa selalu diandalkan. Salam sukses online!
